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# Automatisierter Buchungs-Workflow mit KI-Unterstützung
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## Workflow-Übersicht
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Kundenanfrage → KI-Analyse → Admin-Bearbeitung → Vertragsunterzeichnung
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→ Auto-Bestätigung → Admin-Freigabe → Fahrer-Verfügbarkeit → Admin-Zuteilung → Tour
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## Phase 1: Eingehende Anfrage
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### 1.1 Anfrage-Eingang
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- **Quelle**: E-Mail (IMAP-Synchronisation)
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- **Status**: `RESERVED` (Buchung wird automatisch erstellt)
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### 1.2 KI-Analyse (GPT-4)
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**Extrahiert aus E-Mail:**
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- Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
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- Event-Details (Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer)
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- Fotobox-Modell (falls angegeben)
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- Besondere Wünsche
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**Generiert automatisch:**
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1. **Antwort-Entwurf** (zur Freigabe durch Admin)
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2. **Mietvertrag-Entwurf** (PDF, mit Platzhaltern)
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3. **Angebot über LexOffice API** (Rechnung-Entwurf)
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### 1.3 Status nach KI-Analyse
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- Buchung: `RESERVED` + `aiParsed: true`
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- E-Mail-Entwurf gespeichert
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- Vertrag-Entwurf generiert
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- LexOffice-Angebot erstellt (ID gespeichert)
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## Phase 2: Admin-Bearbeitung
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### 2.1 Admin prüft Vorschläge
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**Dashboard zeigt:**
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- ✅ KI-extrahierte Daten
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- ✅ Antwort-Entwurf
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- ✅ Vertrag-PDF (Vorschau)
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- ✅ LexOffice-Angebot (Link)
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### 2.2 Admin-Aktionen
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1. **Antwort-Entwurf freigeben/bearbeiten**
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2. **Vertrag anpassen** (falls nötig)
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3. **Button "Anfrage bestätigen & senden"**
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### 2.3 Was passiert beim Senden?
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- E-Mail mit Antwort + Vertrag-Link wird versendet
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- Vertrag-Status: `contractGenerated: true`
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- LexOffice-Angebot: Status "Gesendet"
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- Buchung-Status: `RESERVED` → `CONFIRMED`
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## Phase 3: Vertragsunterzeichnung
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### 3.1 Kunde unterschreibt
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**2 Möglichkeiten:**
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- **Digital**: Online-Formular mit Signatur-Feld
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- **Analog**: PDF herunterladen, unterschreiben, hochladen
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### 3.2 Automatische Prüfung (Cron-Job)
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**Läuft alle 15 Minuten:**
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```javascript
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// Prüft alle CONFIRMED Buchungen
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||||
if (booking.contractSigned === true && booking.contractSignedAt !== null) {
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// 1. Auftragsbestätigung generieren (LexOffice API)
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// 2. Auftragsbestätigung per E-Mail senden
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// 3. Buchung für Admin freigeben
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||||
// 4. Status: CONFIRMED → READY_FOR_ASSIGNMENT
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}
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```
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### 3.3 Status-Update
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||||
- `contractSigned: true`
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- `contractSignedAt: DateTime`
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- `status: READY_FOR_ASSIGNMENT` (neue Status-Option!)
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||||
- LexOffice: Auftragsbestätigung generiert & versendet
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## Phase 4: Admin-Freigabe für Fahrer
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### 4.1 Admin sieht neue Buchungen
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**Dashboard-Ansicht "Freizugebende Buchungen":**
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||||
- Filter: `status === READY_FOR_ASSIGNMENT`
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||||
- Anzeige: Event-Details, Datum, Ort, Fotobox
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### 4.2 Admin gibt frei
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||||
- Button "Für Fahrer freigeben"
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||||
- Status: `READY_FOR_ASSIGNMENT` → `OPEN_FOR_DRIVERS`
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||||
- Benachrichtigung an alle verfügbaren Fahrer (optional)
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||||
## Phase 5: Fahrer-Verfügbarkeit
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### 5.1 Fahrer-Portal
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||||
**Fahrer sehen:**
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||||
- Alle Buchungen mit `status === OPEN_FOR_DRIVERS`
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||||
- Filter nach Datum, Ort, Zeitraum
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||||
### 5.2 Fahrer meldet Verfügbarkeit
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||||
- Button "Ich bin verfügbar für diesen Event"
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||||
- Erstellt `DriverAvailability` Eintrag:
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||||
```prisma
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||||
model DriverAvailability {
|
||||
id String @id @default(cuid())
|
||||
bookingId String
|
||||
booking Booking @relation(...)
|
||||
driverId String
|
||||
driver User @relation(...)
|
||||
available Boolean @default(true)
|
||||
createdAt DateTime @default(now())
|
||||
}
|
||||
```
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||||
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||||
### 5.3 Status
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||||
- Buchung bleibt `OPEN_FOR_DRIVERS`
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||||
- Mehrere Fahrer können sich melden
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||||
## Phase 6: Admin-Zuteilung
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||||
### 6.1 Admin sieht verfügbare Fahrer
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||||
**Dashboard-Ansicht:**
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||||
- Buchung mit Status `OPEN_FOR_DRIVERS`
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||||
- Liste aller Fahrer, die sich gemeldet haben
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||||
- Fahrer-Info: Name, Bewertung, letzte Touren
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||||
### 6.2 Admin weist Fahrer zu
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||||
- Dropdown: Fahrer auswählen
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||||
- Button "Fahrer zuweisen & Tour erstellen"
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||||
### 6.3 Automatische Tour-Erstellung
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||||
```javascript
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||||
// 1. Tour erstellen
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||||
const tour = await prisma.tour.create({
|
||||
data: {
|
||||
tourDate: booking.eventDate,
|
||||
tourNumber: generateTourNumber(),
|
||||
driverId: selectedDriverId,
|
||||
status: 'PLANNED',
|
||||
},
|
||||
});
|
||||
|
||||
// 2. Buchung zu Tour zuordnen
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||||
await prisma.booking.update({
|
||||
where: { id: bookingId },
|
||||
data: {
|
||||
tourId: tour.id,
|
||||
status: 'ASSIGNED',
|
||||
},
|
||||
});
|
||||
|
||||
// 3. Benachrichtigung an Fahrer
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||||
await sendDriverNotification(selectedDriverId, tour);
|
||||
```
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---
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## Neue Datenbank-Modelle (benötigt)
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||||
### 1. DriverAvailability
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||||
```prisma
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||||
model DriverAvailability {
|
||||
id String @id @default(cuid())
|
||||
bookingId String
|
||||
booking Booking @relation(fields: [bookingId], references: [id], onDelete: Cascade)
|
||||
driverId String
|
||||
driver User @relation(fields: [driverId], references: [id], onDelete: Cascade)
|
||||
available Boolean @default(true)
|
||||
createdAt DateTime @default(now())
|
||||
|
||||
@@unique([bookingId, driverId])
|
||||
@@index([bookingId])
|
||||
@@index([driverId])
|
||||
}
|
||||
```
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||||
### 2. Erweiterte Booking-Status
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||||
```prisma
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||||
enum BookingStatus {
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||||
RESERVED // Initial (nach E-Mail-Eingang)
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||||
CONFIRMED // Admin hat bestätigt & gesendet
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||||
READY_FOR_ASSIGNMENT // Vertrag unterschrieben → Admin-Freigabe
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||||
OPEN_FOR_DRIVERS // Admin hat freigegeben → Fahrer können sich melden
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||||
ASSIGNED // Admin hat Fahrer zugewiesen & Tour erstellt
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||||
COMPLETED // Event abgeschlossen
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||||
CANCELLED // Storniert
|
||||
}
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```
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### 3. Zusätzliche Booking-Felder
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```prisma
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||||
model Booking {
|
||||
// ... bestehende Felder
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// KI-Analyse
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||||
aiParsed Boolean @default(false)
|
||||
aiResponseDraft String? @db.Text
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||||
aiProcessedAt DateTime?
|
||||
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||||
// Freigabe-Status
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||||
readyForAssignment Boolean @default(false)
|
||||
openForDrivers Boolean @default(false)
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||||
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||||
// Fahrer-Verfügbarkeit
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driverAvailability DriverAvailability[]
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||||
// LexOffice Auftragsbestätigung
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lexofficeConfirmationId String?
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||||
confirmationSentAt DateTime?
|
||||
}
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```
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## Automatisierungs-Jobs (Cron)
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### Job 1: Vertragsprüfung (alle 15 Min)
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```typescript
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||||
// app/api/cron/check-contracts/route.ts
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||||
// Prüft unterschriebene Verträge → sendet Auftragsbestätigung
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```
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### Job 2: E-Mail-Synchronisation (alle 5 Min)
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||||
```typescript
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||||
// app/api/cron/sync-emails/route.ts
|
||||
// IMAP → neue Anfragen → KI-Analyse
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```
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||||
### Job 3: LexOffice-Sync (alle 30 Min)
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||||
```typescript
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||||
// app/api/cron/sync-lexoffice/route.ts
|
||||
// Synchronisiert Zahlungsstatus, Rechnungen, etc.
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```
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## API-Endpunkte (benötigt)
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### KI-Analyse
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- `POST /api/bookings/[id]/ai-analyze` - KI-Analyse triggern
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- `GET /api/bookings/[id]/ai-draft` - Antwort-Entwurf abrufen
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### Freigabe-Workflow
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- `POST /api/bookings/[id]/release-to-drivers` - Admin gibt frei
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||||
- `GET /api/bookings/open-for-drivers` - Fahrer-Portal Ansicht
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||||
### Fahrer-Verfügbarkeit
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||||
- `POST /api/bookings/[id]/availability` - Fahrer meldet Verfügbarkeit
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||||
- `GET /api/bookings/[id]/available-drivers` - Liste verfügbarer Fahrer
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### Fahrer-Zuteilung
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||||
- `POST /api/bookings/[id]/assign-driver` - Admin weist zu & erstellt Tour
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### LexOffice-Integration
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||||
- `POST /api/lexoffice/create-offer` - Angebot erstellen
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||||
- `POST /api/lexoffice/create-confirmation` - Auftragsbestätigung
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||||
- `GET /api/lexoffice/invoice/[id]` - Rechnung abrufen
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## UI-Komponenten (benötigt)
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### Admin-Dashboard
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1. **Neue Anfragen** (Status: RESERVED + aiParsed)
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2. **Freizugebende Buchungen** (Status: READY_FOR_ASSIGNMENT)
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3. **Offene Zuweisungen** (Status: OPEN_FOR_DRIVERS)
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||||
4. **Aktive Touren** (Status: ASSIGNED)
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||||
### Fahrer-Portal
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||||
1. **Verfügbare Events** (Status: OPEN_FOR_DRIVERS)
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||||
2. **Meine Verfügbarkeiten** (DriverAvailability Liste)
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||||
3. **Zugewiesene Touren** (Meine Tours)
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## Nächste Schritte
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||||
### Phase 1: Datenbank erweitern
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||||
- [ ] BookingStatus-Enum erweitern
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||||
- [ ] DriverAvailability Model hinzufügen
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||||
- [ ] Booking-Felder für KI & Freigabe
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||||
- [ ] Migration durchführen
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||||
### Phase 2: KI-Integration
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||||
- [ ] OpenAI API anbinden
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||||
- [ ] E-Mail-Parser mit GPT-4
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||||
- [ ] Antwort-Generator
|
||||
- [ ] Vertrag-Generator
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||||
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||||
### Phase 3: LexOffice-Integration
|
||||
- [ ] API-Client erstellen
|
||||
- [ ] Angebots-Erstellung
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||||
- [ ] Auftragsbestätigungs-Erstellung
|
||||
- [ ] Webhook für Zahlungsstatus
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||||
### Phase 4: Workflow-UI
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- [ ] Admin: KI-Entwürfe prüfen
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- [ ] Admin: Freigabe-Dashboard
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||||
- [ ] Fahrer: Verfügbarkeits-Portal
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||||
- [ ] Admin: Zuweisungs-Interface
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||||
### Phase 5: Automatisierung
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- [ ] Cron-Job: Vertragsprüfung
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- [ ] Cron-Job: E-Mail-Sync
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||||
- [ ] Cron-Job: LexOffice-Sync
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||||
- [ ] Benachrichtigungs-System
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||||
**Möchten Sie mit der Implementierung beginnen? Welcher Teil soll zuerst umgesetzt werden?**
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