Files

Dennis Forte 0b6e429329 Initial commit - SaveTheMoment Atlas Basis-Setup

2025-11-12 20:21:32 +01:00

8.3 KiB

Raw Permalink Blame History

Automatisierter Buchungs-Workflow mit KI-Unterstützung

Workflow-Übersicht

Kundenanfrage → KI-Analyse → Admin-Bearbeitung → Vertragsunterzeichnung 
→ Auto-Bestätigung → Admin-Freigabe → Fahrer-Verfügbarkeit → Admin-Zuteilung → Tour

Phase 1: Eingehende Anfrage

1.1 Anfrage-Eingang

Quelle: E-Mail (IMAP-Synchronisation)
Status: RESERVED (Buchung wird automatisch erstellt)

1.2 KI-Analyse (GPT-4)

Extrahiert aus E-Mail:

Kundendaten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
Event-Details (Datum, Uhrzeit, Ort, Dauer)
Fotobox-Modell (falls angegeben)
Besondere Wünsche

Generiert automatisch:

Antwort-Entwurf (zur Freigabe durch Admin)
Mietvertrag-Entwurf (PDF, mit Platzhaltern)
Angebot über LexOffice API (Rechnung-Entwurf)

1.3 Status nach KI-Analyse

Buchung: RESERVED + aiParsed: true
E-Mail-Entwurf gespeichert
Vertrag-Entwurf generiert
LexOffice-Angebot erstellt (ID gespeichert)

Phase 2: Admin-Bearbeitung

2.1 Admin prüft Vorschläge

Dashboard zeigt:

✅ KI-extrahierte Daten
✅ Antwort-Entwurf
✅ Vertrag-PDF (Vorschau)
✅ LexOffice-Angebot (Link)

2.2 Admin-Aktionen

Antwort-Entwurf freigeben/bearbeiten
Vertrag anpassen (falls nötig)
Button "Anfrage bestätigen & senden"

2.3 Was passiert beim Senden?

E-Mail mit Antwort + Vertrag-Link wird versendet
Vertrag-Status: contractGenerated: true
LexOffice-Angebot: Status "Gesendet"
Buchung-Status: RESERVED → CONFIRMED

Phase 3: Vertragsunterzeichnung

3.1 Kunde unterschreibt

2 Möglichkeiten:

Digital: Online-Formular mit Signatur-Feld
Analog: PDF herunterladen, unterschreiben, hochladen

3.2 Automatische Prüfung (Cron-Job)

Läuft alle 15 Minuten:

// Prüft alle CONFIRMED Buchungen
if (booking.contractSigned === true && booking.contractSignedAt !== null) {
  // 1. Auftragsbestätigung generieren (LexOffice API)
  // 2. Auftragsbestätigung per E-Mail senden
  // 3. Buchung für Admin freigeben
  // 4. Status: CONFIRMED → READY_FOR_ASSIGNMENT
}

3.3 Status-Update

contractSigned: true
contractSignedAt: DateTime
status: READY_FOR_ASSIGNMENT (neue Status-Option!)
LexOffice: Auftragsbestätigung generiert & versendet

Phase 4: Admin-Freigabe für Fahrer

4.1 Admin sieht neue Buchungen

Dashboard-Ansicht "Freizugebende Buchungen":

Filter: status === READY_FOR_ASSIGNMENT
Anzeige: Event-Details, Datum, Ort, Fotobox

4.2 Admin gibt frei

Button "Für Fahrer freigeben"
Status: READY_FOR_ASSIGNMENT → OPEN_FOR_DRIVERS
Benachrichtigung an alle verfügbaren Fahrer (optional)

Phase 5: Fahrer-Verfügbarkeit

5.1 Fahrer-Portal

Fahrer sehen:

Alle Buchungen mit status === OPEN_FOR_DRIVERS
Filter nach Datum, Ort, Zeitraum

5.2 Fahrer meldet Verfügbarkeit

Button "Ich bin verfügbar für diesen Event"

Erstellt DriverAvailability Eintrag:

model DriverAvailability {
  id         String   @id @default(cuid())
  bookingId  String
  booking    Booking  @relation(...)
  driverId   String
  driver     User     @relation(...)
  available  Boolean  @default(true)
  createdAt  DateTime @default(now())
}

5.3 Status

Buchung bleibt OPEN_FOR_DRIVERS
Mehrere Fahrer können sich melden

Phase 6: Admin-Zuteilung

6.1 Admin sieht verfügbare Fahrer

Dashboard-Ansicht:

Buchung mit Status OPEN_FOR_DRIVERS
Liste aller Fahrer, die sich gemeldet haben
Fahrer-Info: Name, Bewertung, letzte Touren

6.2 Admin weist Fahrer zu

Dropdown: Fahrer auswählen
Button "Fahrer zuweisen & Tour erstellen"

6.3 Automatische Tour-Erstellung

// 1. Tour erstellen
const tour = await prisma.tour.create({
  data: {
    tourDate: booking.eventDate,
    tourNumber: generateTourNumber(),
    driverId: selectedDriverId,
    status: 'PLANNED',
  },
});

// 2. Buchung zu Tour zuordnen
await prisma.booking.update({
  where: { id: bookingId },
  data: {
    tourId: tour.id,
    status: 'ASSIGNED',
  },
});

// 3. Benachrichtigung an Fahrer
await sendDriverNotification(selectedDriverId, tour);

Neue Datenbank-Modelle (benötigt)

1. DriverAvailability

model DriverAvailability {
  id         String   @id @default(cuid())
  bookingId  String
  booking    Booking  @relation(fields: [bookingId], references: [id], onDelete: Cascade)
  driverId   String
  driver     User     @relation(fields: [driverId], references: [id], onDelete: Cascade)
  available  Boolean  @default(true)
  createdAt  DateTime @default(now())
  
  @@unique([bookingId, driverId])
  @@index([bookingId])
  @@index([driverId])
}

2. Erweiterte Booking-Status

enum BookingStatus {
  RESERVED              // Initial (nach E-Mail-Eingang)
  CONFIRMED             // Admin hat bestätigt & gesendet
  READY_FOR_ASSIGNMENT  // Vertrag unterschrieben → Admin-Freigabe
  OPEN_FOR_DRIVERS      // Admin hat freigegeben → Fahrer können sich melden
  ASSIGNED              // Admin hat Fahrer zugewiesen & Tour erstellt
  COMPLETED             // Event abgeschlossen
  CANCELLED             // Storniert
}

3. Zusätzliche Booking-Felder

model Booking {
  // ... bestehende Felder
  
  // KI-Analyse
  aiParsed              Boolean         @default(false)
  aiResponseDraft       String?         @db.Text
  aiProcessedAt         DateTime?
  
  // Freigabe-Status
  readyForAssignment    Boolean         @default(false)
  openForDrivers        Boolean         @default(false)
  
  // Fahrer-Verfügbarkeit
  driverAvailability    DriverAvailability[]
  
  // LexOffice Auftragsbestätigung
  lexofficeConfirmationId String?
  confirmationSentAt      DateTime?
}

Automatisierungs-Jobs (Cron)

Job 1: Vertragsprüfung (alle 15 Min)

// app/api/cron/check-contracts/route.ts
// Prüft unterschriebene Verträge → sendet Auftragsbestätigung

Job 2: E-Mail-Synchronisation (alle 5 Min)

// app/api/cron/sync-emails/route.ts
// IMAP → neue Anfragen → KI-Analyse

Job 3: LexOffice-Sync (alle 30 Min)

// app/api/cron/sync-lexoffice/route.ts
// Synchronisiert Zahlungsstatus, Rechnungen, etc.

API-Endpunkte (benötigt)

KI-Analyse

POST /api/bookings/[id]/ai-analyze - KI-Analyse triggern
GET /api/bookings/[id]/ai-draft - Antwort-Entwurf abrufen

Freigabe-Workflow

POST /api/bookings/[id]/release-to-drivers - Admin gibt frei
GET /api/bookings/open-for-drivers - Fahrer-Portal Ansicht

Fahrer-Verfügbarkeit

POST /api/bookings/[id]/availability - Fahrer meldet Verfügbarkeit
GET /api/bookings/[id]/available-drivers - Liste verfügbarer Fahrer

Fahrer-Zuteilung

POST /api/bookings/[id]/assign-driver - Admin weist zu & erstellt Tour

LexOffice-Integration

POST /api/lexoffice/create-offer - Angebot erstellen
POST /api/lexoffice/create-confirmation - Auftragsbestätigung
GET /api/lexoffice/invoice/[id] - Rechnung abrufen

UI-Komponenten (benötigt)

Admin-Dashboard

Neue Anfragen (Status: RESERVED + aiParsed)
Freizugebende Buchungen (Status: READY_FOR_ASSIGNMENT)
Offene Zuweisungen (Status: OPEN_FOR_DRIVERS)
Aktive Touren (Status: ASSIGNED)

Fahrer-Portal

Verfügbare Events (Status: OPEN_FOR_DRIVERS)
Meine Verfügbarkeiten (DriverAvailability Liste)
Zugewiesene Touren (Meine Tours)

Nächste Schritte

Phase 1: Datenbank erweitern

BookingStatus-Enum erweitern
DriverAvailability Model hinzufügen
Booking-Felder für KI & Freigabe
Migration durchführen

Phase 2: KI-Integration

OpenAI API anbinden
E-Mail-Parser mit GPT-4
Antwort-Generator
Vertrag-Generator

Phase 3: LexOffice-Integration

API-Client erstellen
Angebots-Erstellung
Auftragsbestätigungs-Erstellung
Webhook für Zahlungsstatus

Phase 4: Workflow-UI

Admin: KI-Entwürfe prüfen
Admin: Freigabe-Dashboard
Fahrer: Verfügbarkeits-Portal
Admin: Zuweisungs-Interface

Phase 5: Automatisierung

Cron-Job: Vertragsprüfung
Cron-Job: E-Mail-Sync
Cron-Job: LexOffice-Sync
Benachrichtigungs-System

Möchten Sie mit der Implementierung beginnen? Welcher Teil soll zuerst umgesetzt werden?

8.3 KiB Raw Permalink Blame History