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# 🚀 Automatisierter Buchungs-Workflow - Implementierungsplan
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**Datum**: 2025-11-12
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**Ziel**: Vollautomatischer Workflow von E-Mail-Eingang bis Kalender-Reservierung
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## 🔄 GEWÜNSCHTER WORKFLOW
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### Phase 1: E-Mail-Eingang → KI-Analyse
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```
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E-Mail kommt rein
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↓
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KI extrahiert automatisch:
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- Kundendaten
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- Event-Details
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- Gewünschtes Datum
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↓
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System erstellt:
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- Angebot-Entwurf (LexOffice)
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- Mietvertrag-Entwurf (PDF)
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- E-Mail-Antwort-Entwurf (GPT-4)
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↓
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Status: PENDING_REVIEW (Wartet auf Admin-Freigabe)
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```
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### Phase 2: Admin-Review im Dashboard
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```
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Dashboard zeigt: "Offene Anfragen" (Queue)
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↓
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Admin öffnet Anfrage und sieht:
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- ✅ KI-generierte E-Mail (Vorschau)
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- ✅ Angebot-PDF (Vorschau)
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- ✅ Mietvertrag-PDF (Vorschau)
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- ✅ Extrahierte Daten
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↓
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Admin prüft und klickt:
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- [✓ Korrektur vornehmen] (optional)
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- [✓ Senden] (alles in einem Rutsch)
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```
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### Phase 3: Automatischer Versand
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```
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System sendet gleichzeitig:
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1. E-Mail an Kunden (mit Anhängen):
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- Angebot (PDF)
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- Mietvertrag (PDF)
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- Personalisierte Nachricht
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2. Erstellt Kalender-Eintrag:
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- Reservierung im Format: "[KUNDE] - [ORT] - [PHOTOBOX]"
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- Synchronisiert mit Plesk-Kalender
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3. Status-Update:
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- RESERVED (Warte auf Vertrag)
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```
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### Phase 4: Vertragsrücklauf & Bestätigung
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```
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Kunde unterschreibt Vertrag
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↓
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Cron-Job prüft:
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- Hochgeladenen Vertrag (signiert)
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- Oder Online-Signatur
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↓
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System erstellt automatisch:
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- LexOffice Auftragsbestätigung
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- Bestätigungs-E-Mail an Kunden
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- Kalender-Update: RESERVED → CONFIRMED
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```
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## 📅 KALENDER-INTEGRATION
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### Option 1: CalDAV-Synchronisation (Empfohlen)
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```
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SaveTheMoment Atlas (DB)
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↓
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CalDAV Server (z.B. ownCloud/Nextcloud)
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↓
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Plesk Kalender (liest über CalDAV)
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```
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**Vorteile**:
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- Bidirektionale Sync
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- Standard-Protokoll
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- Konflikt-Erkennung
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**Implementierung**:
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```typescript
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// lib/calendar-sync.ts
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import { CalDAVClient } from 'tsdav';
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class CalendarService {
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async createReservation(booking: Booking) {
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const event = {
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summary: `${booking.customerName} - ${booking.eventCity} - ${booking.photobox.model}`,
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dtstart: booking.eventDate,
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dtend: booking.setupTimeLatest,
|
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location: `${booking.eventAddress}, ${booking.eventZip} ${booking.eventCity}`,
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|
description: `Buchungsnr: ${booking.bookingNumber}\\nFotobox: ${booking.photobox.serialNumber}`,
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};
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|
await caldavClient.createCalendarObject({
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|
calendar: this.calendar,
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filename: `${booking.bookingNumber}.ics`,
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|
data: this.generateICS(event),
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});
|
|
}
|
|
}
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|
```
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### Option 2: iCal-Export (Einfacher, aber manuell)
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```
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SaveTheMoment Atlas
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↓
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Generiert .ics Datei
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↓
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Download-Link für Admin
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↓
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Manueller Import in Plesk-Kalender
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```
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**Vorteile**:
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- Einfache Implementierung
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- Keine Extra-Software
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**Nachteile**:
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- Kein automatischer Sync
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- Manueller Schritt notwendig
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### Option 3: Google Calendar API (Flexibel)
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```
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SaveTheMoment Atlas
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↓
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Google Calendar API
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↓
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Shared Calendar (von Plesk abrufbar)
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```
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**Vorteile**:
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- API vorhanden
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- Echtzeit-Updates
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- Kann mit Plesk synchronisiert werden
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## 🏗️ BENÖTIGTE ÄNDERUNGEN
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### 1. Neuer Booking-Status-Flow
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```typescript
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// Aktuell:
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RESERVED → CONFIRMED → COMPLETED
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// Neu:
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AI_PENDING → REVIEW_PENDING → RESERVED → CONTRACT_PENDING → CONFIRMED → COMPLETED
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// Zusätzliche Stati:
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- AI_PENDING: KI analysiert gerade
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- REVIEW_PENDING: Wartet auf Admin-Freigabe
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- CONTRACT_PENDING: Wartet auf unterschriebenen Vertrag
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```
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### 2. Neue Datenbank-Felder
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```prisma
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model Booking {
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// ... existing fields
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// Workflow-Status
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aiDraftReady Boolean @default(false)
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adminReviewedAt DateTime?
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adminReviewedBy String?
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// E-Mail-Entwurf
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emailDraft String? // GPT-4 generierter Text
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emailDraftApproved Boolean @default(false)
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// Dokument-Entwürfe
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quotationDraftUrl String? // LexOffice PDF Preview
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contractDraftUrl String? // Mietvertrag PDF Preview
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// Versand-Status
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documentsSentAt DateTime?
|
|
documentsSentTo String?
|
|
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// Kalender-Sync
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|
calendarEventId String? // CalDAV Event ID
|
|
calendarSynced Boolean @default(false)
|
|
calendarSyncedAt DateTime?
|
|
}
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```
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### 3. Neue API-Endpunkte
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```
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POST /api/bookings/[id]/approve-and-send
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→ Admin klickt "Senden"
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→ Sendet E-Mail + PDFs
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→ Erstellt Kalender-Eintrag
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→ Update Status
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GET /api/admin/pending-reviews
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→ Liste aller Anfragen mit aiDraftReady=true
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→ Für Dashboard-Queue
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POST /api/bookings/[id]/calendar-sync
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→ Synchronisiert Buchung mit Kalender
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→ Nutzt CalDAV oder Google Calendar API
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POST /api/cron/process-pending-bookings
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→ Neue Cron-Job
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→ Prüft E-Mails
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|
→ Startet KI-Analyse
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|
→ Erstellt Entwürfe
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|
```
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### 4. Neues Dashboard-Widget: "Offene Anfragen"
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```tsx
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// components/PendingReviewsQueue.tsx
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export default function PendingReviewsQueue() {
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|
const [pendingBookings, setPendingBookings] = useState([]);
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|
return (
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|
<div className="bg-gray-800 p-6 rounded-xl">
|
|
<h2>📋 Offene Anfragen ({pendingBookings.length})</h2>
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{pendingBookings.map(booking => (
|
|
<div key={booking.id} className="border-b py-4">
|
|
<div className="flex justify-between">
|
|
<div>
|
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<h3>{booking.customerName}</h3>
|
|
<p>{booking.eventCity} · {formatDate(booking.eventDate)}</p>
|
|
</div>
|
|
<button onClick={() => openReview(booking.id)}>
|
|
Prüfen →
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|
</button>
|
|
</div>
|
|
</div>
|
|
))}
|
|
</div>
|
|
);
|
|
}
|
|
```
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|
### 5. Review-Modal (Admin-Prüfung)
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```tsx
|
|
// components/BookingReviewModal.tsx
|
|
<Modal open={showReview}>
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|
<h2>Anfrage prüfen: {booking.customerName}</h2>
|
|
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|
<Tabs>
|
|
<Tab label="E-Mail-Entwurf">
|
|
<EmailPreview content={booking.emailDraft} />
|
|
<button onClick={editEmail}>Bearbeiten</button>
|
|
</Tab>
|
|
|
|
<Tab label="Angebot">
|
|
<PDFPreview url={booking.quotationDraftUrl} />
|
|
</Tab>
|
|
|
|
<Tab label="Mietvertrag">
|
|
<PDFPreview url={booking.contractDraftUrl} />
|
|
</Tab>
|
|
|
|
<Tab label="Kundendaten">
|
|
<CustomerDataForm data={booking} onEdit={handleEdit} />
|
|
</Tab>
|
|
</Tabs>
|
|
|
|
<div className="flex gap-4">
|
|
<button onClick={handleReject}>Ablehnen</button>
|
|
<button onClick={handleEdit}>Korrigieren</button>
|
|
<button onClick={handleApproveAndSend} className="bg-green-600">
|
|
✓ Prüfen & Senden
|
|
</button>
|
|
</div>
|
|
</Modal>
|
|
```
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## ⏱️ IMPLEMENTIERUNGS-ZEITPLAN
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### Sprint 1: Workflow-Basis (2-3 Tage)
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- [ ] Neue Booking-Stati hinzufügen
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- [ ] DB-Migration für neue Felder
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- [ ] API: `/api/admin/pending-reviews`
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- [ ] Dashboard-Widget: "Offene Anfragen"
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### Sprint 2: Auto-Generierung (3-4 Tage)
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- [ ] Cron-Job: E-Mail-Prüfung + KI-Analyse
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- [ ] Auto-Generierung: Angebot-Entwurf (LexOffice)
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|
- [ ] Auto-Generierung: Vertrag-Entwurf (PDF)
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|
- [ ] Auto-Generierung: E-Mail-Antwort (GPT-4)
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|
|
### Sprint 3: Admin-Review-UI (2-3 Tage)
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|
- [ ] Review-Modal mit Tabs
|
|
- [ ] PDF-Preview-Komponenten
|
|
- [ ] E-Mail-Editor (falls Korrektur nötig)
|
|
- [ ] "Approve & Send" Funktion
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|
|
|
### Sprint 4: Automatischer Versand (2 Tage)
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|
- [ ] API: `/api/bookings/[id]/approve-and-send`
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|
- [ ] E-Mail-Versand mit Anhängen (Angebot + Vertrag)
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|
- [ ] Status-Update nach Versand
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### Sprint 5: Kalender-Integration (3-4 Tage)
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|
- [ ] CalDAV-Client implementieren
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|
- [ ] Oder: Google Calendar API
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- [ ] Oder: iCal-Export
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|
- [ ] Plesk-Kalender-Anbindung konfigurieren
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|
- [ ] Bidirektionale Synchronisation
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|
### Sprint 6: Testing & Optimierung (2 Tage)
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- [ ] End-to-End-Tests
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- [ ] Performance-Optimierung
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|
- [ ] Fehlerbehandlung
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|
- [ ] Admin-Schulung
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**Gesamt-Aufwand**: ~14-19 Tage (3-4 Wochen)
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## 🔐 KALENDER-OPTIONEN: ENTSCHEIDUNGSMATRIX
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| Kriterium | CalDAV | iCal Export | Google Calendar |
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|-----------|--------|-------------|-----------------|
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| **Auto-Sync** | ✅ Ja | ❌ Nein | ✅ Ja |
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| **Plesk-kompatibel** | ✅ Ja | ✅ Ja | ⚠️ Indirekt |
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| **Implementierungs-Aufwand** | 🟡 Mittel | 🟢 Gering | 🟡 Mittel |
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| **Konflikt-Erkennung** | ✅ Ja | ❌ Nein | ✅ Ja |
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| **Kosten** | 🟢 Kostenlos | 🟢 Kostenlos | 🟢 Kostenlos |
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| **Empfehlung** | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐ |
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**Empfehlung**: **CalDAV**, falls Plesk CalDAV unterstützt. Sonst: **Google Calendar API**.
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## ❓ NÄCHSTE SCHRITTE
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### Fragen an dich:
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1. **Kalender-System**:
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- Welches Kalender-System nutzt ihr aktuell in Plesk?
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- Unterstützt es CalDAV?
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- Oder soll ich Google Calendar API nutzen?
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2. **E-Mail-Versand**:
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- Über welchen SMTP-Server sollen die Entwürfe versendet werden?
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|
- Sind die SMTP-Einstellungen schon in den Locations hinterlegt?
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3. **Priorität**:
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- Was ist wichtiger: Kalender-Sync oder Auto-Workflow?
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- Soll ich mit dem Auto-Workflow (Sprint 1-4) starten?
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4. **Testing**:
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- Soll ich zuerst einen kleinen Prototyp bauen zum Testen?
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**Status**: Planung abgeschlossen, warte auf deine Entscheidungen! 🎯
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